Empecemos por lo que más se pregunta y por la respuesta honesta: a día de hoy, llevar el registro en papel o en Excel no es ilegal. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro diario de la jornada de toda la plantilla, pero no impone un formato concreto.
Lo que sí dice la norma es que ese registro debe ser fiable, objetivo y estar a disposición de la persona trabajadora, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. Y ahí es donde una hoja de cálculo se cae.
Qué falla en un Excel
Se puede cambiar, y nadie lo sabe
Abrir el fichero en marzo y corregir una hora de enero cuesta cinco segundos y no deja rastro. Eso vale en los dos sentidos: no protege a la empresa frente a una reclamación de horas extra, y tampoco protege a la persona trabajadora. Un registro que cualquiera puede reescribir no prueba gran cosa.
En un procedimiento, la carga de acreditar la jornada realizada recae en buena medida sobre la empresa. Si su prueba es un fichero editable, el inspector o el juez tiene poco motivo para darle más valor que a lo que declare el trabajador.
No consta cuándo se rellenó
La norma pide registro diario. Una hoja rellenada el último viernes de mes con las horas de las cuatro semanas anteriores es, técnicamente, un registro reconstruido de memoria. Es una de las cosas que la Inspección detecta con más facilidad: cuando todas las jornadas del mes son exactamente de 8:00 a 17:00 sin una sola variación, la hoja se está rellenando a posteriori.
Casi nunca está a disposición de quien debe
El registro tiene que estar disponible para tres destinatarios, no solo para la empresa. En la práctica, con un Excel en el ordenador de administración, ni la plantilla puede consultarlo cuando quiera ni la representación legal tiene acceso. Eso ya es un incumplimiento hoy, con la norma actual.
Qué va a cambiar
Hay un proyecto de real decreto que haría el registro exclusivamente digital, inalterable, con trazabilidad de las correcciones y consultable en remoto por la Inspección sin necesidad de personarse. Ese reglamento acabaría con el papel y con el Excel.
Ahora bien, seamos precisos: ese real decreto todavía no está publicado en el BOE. Su aprobación se aplazó a septiembre de 2026 tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado, que señaló que no se había evaluado bien su impacto económico y que las garantías en protección de datos eran insuficientes. Quien le diga que ya es obligatorio, le está vendiendo con prisa.
Lo razonable es no esperar a que salga corriendo, pero tampoco cambiar por miedo: el motivo para dejar el Excel es que hoy no le protege si tiene un problema.