Lo que complica el registro en gestorías y asesorías
Cada cliente lleva el registro como puede
Uno en Excel, otro en papel, otro con un terminal que nadie sabe descargar. Cuando llega el requerimiento, la primera hora se va en averiguar dónde está la información de ese cliente concreto.
El Excel que se rellena el día antes
Es lo más habitual y lo que menos se sostiene. Un archivo modificable sin traza tiene poco valor probatorio, y las jornadas idénticas todos los días son lo primero que detecta un inspector.
La responsabilidad acaba salpicando
La obligación es de la empresa, pero si el registro que usted preparó no se sostiene, el problema llega a su despacho igual. Conviene que el sistema sea defendible sin depender de lo que cada cliente apuntara.
Mezclar datos de clientes distintos
Llevar en una misma hoja o una misma carpeta a varias empresas es un riesgo de protección de datos que además complica cualquier ejercicio de derechos.
En qué se fija la Inspección
- Que el registro esté disponible en el momento del requerimiento, no días después.
- Que refleje jornadas reales y variables, no un patrón repetido.
- Que abarque los cuatro años de conservación.
- Que las correcciones estén justificadas y sea posible saber quién las hizo y cuándo.
Ninguno de estos puntos es exclusivo del sector, pero son los que más se repiten en él. Puede ver el detalle completo de una actuación en la guía sobre qué mira la Inspección de Trabajo.
Cómo lo resuelve Tempo
Una cuenta por empresa, aislada de verdad
La separación no es por carpetas: está en la propia base de datos, de modo que ninguna consulta puede alcanzar los datos de otra empresa. Cada cliente tiene su licencia y su registro.
Se responde con un enlace
Ante un requerimiento se genera una credencial de solo lectura con la referencia de la actuación y los días que se quiera que dure. La Inspección consulta en remoto y descarga lo que necesite. Usted no manda ficheros ni da de alta a nadie.
Registro que se sostiene solo
Las marcas no se editan ni se borran, y cada una lleva la huella de la anterior. Si alguien manipulase la base de datos por fuera, la cadena se rompe y la comprobación señala dónde. Es lo contrario de un Excel.
Preguntas frecuentes
¿Puedo gestionar varias empresas con una sola cuenta?
Cada empresa cliente es una cuenta independiente y aislada, con su propia licencia, porque sus datos no deben mezclarse. Si lleva varias, escríbanos y acordamos un precio conjunto.
¿Quién es responsable del tratamiento, la gestoría o la empresa?
La empresa cliente es la responsable del tratamiento de los datos de su plantilla; el proveedor de la herramienta actúa como encargado. La gestoría, según cómo intervenga, actuará normalmente como encargada de su cliente, y conviene tenerlo documentado.
¿Qué pasa si un cliente se da de baja?
Conserva la consulta y la exportación de todo su registro, porque la ley le obliga a guardarlo cuatro años. Dispone de sesenta días para descargarlo completo en CSV y JSON antes de la supresión definitiva.
La obligación, en dos líneas
El registro diario de jornada es obligatorio desde 2019 para toda empresa, sin excepción por tamaño ni por sector, y hay que conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección. No llevarlo es infracción grave, con sanción de 751 a 7.500 euros. Lo tiene desarrollado en la guía general del control horario, y si ahora mismo lo lleva en una hoja de cálculo le interesa por qué el Excel se queda corto.
Otros sectores
- Control horario en hostelería: bares, restaurantes y cafeterías
- Control horario en comercio: tiendas y establecimientos
- Control horario en construcción y obra
- Control horario en peluquerías y centros de estética
- Control horario en empresas de limpieza
- Control horario en transporte y reparto: qué no cubre el tacógrafo
- Control horario en clínicas dentales, fisioterapia y consultas
- Control horario en talleres mecánicos y automoción
- Control horario en oficinas y teletrabajo